- Der Prozess beginnt mit einem Auftaktworkshop zwischen Ihnen, den Vertreter:innen der Kommune oder Freiwilligenagentur, und uns, dem Team des Mitwirk-O-Maten. Hier sprechen wir über Ihre Anforderungen an das Produkt und den bevorstehenden Prozess, um Fragen, die früher oder später auftauchen werden, schon frühzeitig zu klären. Idealerweise werden einzelne Vertreter:innen der Zivilgesellschaft beteiligt, um verschiedene Perspektiven einzubeziehen. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig.
- Im nächsten Schritt geht es darum, gemeinsam das Fragen-Set für Ihren Mitwirk-O-Mat zu erstellen. Wir klären Sie darüber auf, worauf hierbei zu achten ist, und stellen Ihnen eine Übersicht mit Best-Practice-Fragen aus anderen Städten zur Verfügung. Auf Grundlage dessen stellen Sie ihr eigenes Fragen-Set zusammen.
- Anschließend kümmern wir uns darum, die Antworten der lokalen Vereine auf das Fragen-Set einzusammeln. Hierfür erstellen wir ein Online-Formular, welches Sie als Link an die Vereine verschicken, z. B. über einen E-Mail-Verteiler. Diese haben nun ein paar Wochen Zeit, Ihre Antworten in das Formular einzutragen. Diese Daten landen bei uns.
- Sobald genügend Vereine das Online-Formular ausgefüllt haben, installieren wir den Mitwirk-O-Mat und tragen die Antworten der Vereine ein. Farben und Schriftarten passen wir an das Design Ihrer Website ein. Anschließend schicken wir Ihnen bzw. dem Administrator Ihrer Website den Code, mit dem Sie den Mitwirk-O-Mat per Copy&Paste an der gewünschten Stelle in Ihrer Website einfügen können.
- Jetzt folgt die Veröffentlichung und Bekanntmachung des Mitwirk-O-Maten. Über verschiedene Kanäle machen Sie die Bürger:innen auf das neue Angebot aufmerksam. Hierbei unterstützen wir Sie beratend und bei Bedarf mit Kommunikationsmaterial.
- In der Betriebsphase kümmern wir uns um die Pflege und das Hosting des Mitwirk-O-Maten. Es können laufend neue Vereine dazukommen, indem diese das Online-Formular ausfüllen. Wir tragen diese Vereine regelmäßig nach. Zudem kümmern wir uns um die Aktualisierung der Daten.
